Quand EDF expérimente la consultation de ses salariés à grande échelle

Parlons énergies c’est la réponse aux besoins des collaborateurs d’être écoutés, de partager une vision commune et de mieux dialoguer entre les métiers. Portée par une représentation de la diversité de l’entreprise, créant du lien et mixant les populations internes, le dispositif de dialogue proposé a impliqué les salariés via des rencontres physiques et des échanges sur une plateforme numérique. Chacun a pu apporter sa voix et être acteur de l’avenir d’EDF au travers d’échanges libres, spontanés, sans tabou et plus en phase avec une société civile en mouvement.

EDF a initié une démarche de dialogue inclusive et innovante : Parlons énergies

Dans un contexte de forts débats sur l’énergie et son avenir en France, il est apparu essentiel de mobiliser l’intelligence collective des salariés du groupe EDF dans la construction des perspectives à moyen et long terme autour de quatre grandes thématiques clefs : le mix énergétique, les nouveaux business, la place du groupe dans les territoires et les innovations pour demain.

Parlons énergies était une démarche de dialogue interne au groupe EDF attendue par le comité exécutif, pour mettre en mouvement l’entreprise et enrichir ensemble la vision d’EDF à moyen et long terme. Le dialogue visait à partager la vision de l’entreprise et des clefs de lecture des mutations du secteur de l’énergie ainsi qu’écouter et prendre en compte les questionnements et propositions des salariés. Le périmètre du projet s’étend au groupe EDF France et ses filiales, hors Enedis et RTE, ce qui représentait environ 100 000 salariés, à travers des rencontres physiques et des échanges sur une plateforme numérique.

Chacun devait pouvoir apporter sa voix et être acteur de l’avenir d’EDF au travers d’échanges libres, spontanés, sans tabou, hors hiérarchie, et plus en phase avec une société civile en mouvement.

Ce projet avait reçu l’aval du COMEX¹, qui l’avait validé début septembre 2017. À cette occasion, un comité stratégique a été créé avec presque tous les membres du COMEX. L’équipe projet interne dédiée était inter-métier et transverse, avec quatre lots : un lot projet, un lot contenu, un lot communication, un lot dialogue, qui a lui-même une équipe rattachée.

Une méthode progressive

Le projet a été lancé le 6 décembre 2017 pendant la réunion du management France puis, en parallèle, une plateforme en ligne a été ouverte aux salariés.

Parlons énergies, c’est une démarche qui s’est déroulée en quatre phases pendant 6 mois :

– appropriation (22 janvier – 13 avril) : pour permettre la diffusion des éléments de la vision et le recueil les questionnements, les réserves, les controverses, les idées des salariés du groupe EDF ;

– priorisation (16 avril – 11 mai) : pour synthétiser les éléments de la phase d’appropriation et de préparer la phase d’approfondissement ;

– approfondissement (4 au 8 juin) : semaine de travail à Saclay (Essonne) pour approfondir les sujets prioritaires avec des experts et participants volontaires ;

– concrétisation (en juin) : pour permettre de finaliser la vision énergétique finale à l’horizon 2050 de la démarche.

Ce projet a eu pour particularité de se construire au fil de l’eau, au gré des expressions salariales tout au long de la tournée Parlons énergies. Par conséquent, les thèmes de l’évolution interne du groupe, ainsi que EDF et ses publics : quelles relations à l’externe ?, énormément abordés dès les premières sessions physiques, furent ajoutés en tant que thèmes à débattre sur la plateforme en ligne. Aussi, les étapes ultérieures à la tournée de session physique ont été exclusivement pensées et construites en fonction de la matière produite progressivement par les salariés.

De cette manière, la semaine de co-production de la vision de salariés à Saclay fut élaborée en fonction des vingt grandes thématiques qui avaient émergé des échanges des salariés.

Entre janvier et avril 2018, soixante sessions se sont déroulées dans toute la France mobilisant l’ensemble des directions et les filiales du groupe.

Une association d’acteurs, des rôles clefs mobilisés en interne : de nouveaux rôles pour animer la démarche

Onze sponsors incarnaient la diversité de métiers. Ils étaient proches du COMEX et étaient choisis par les membres du COMEX et nommés par chaque directeur. Ils ont été présents dans les dialogues en région, pour porter la vision 2050 de l’entreprise, donner les clefs de compréhension contextuelles. Ils étaient les visages et les voix de Parlons énergies, en présentiel, en ligne et dans les différentes opérations de valorisation en interne aux côtés des dialogueurs.

Les sponsors de Parlons énergies étaient confrontés directement à toutes les questions que pouvaient se poser les salariés sur le futur de l’entreprise et sur la projection à moyen et long terme.

Pour s’assurer du succès de l’opération, chaque sponsor était en mesure de répondre aux questions, quand il existait une réponse de l’entreprise, mais aussi savoir expliquer pourquoi certaines questions n’appelaient pas de réponse immédiate et garder en perspective que la projection à moyen et long terme devait être le point de convergence de tous les participants à l’opération. Ils invitaient également leurs interlocuteurs à poser leurs questions et trouver des réponses sur la plateforme interactive.

Ils devaient être accessibles, ouverts et à l’écoute dans leur posture au cours des événements, pour être les garants d’une parole libre et constructive.

Les sponsors ont consacré environ dix jours de leur temps de travail entre novembre 2017 et juin 2018.

161 dialogueurs, volontaires s’engageaient avec l’accord de leur direction autour d’une charte du dialogueur.

Le rôle du dialogueur :

– je comprends et partage les objectifs de Parlons énergies, je connais le détail de son organisation, je fais partie de l’équipe des dialogueurs, sponsors et projets ;

– je participe aux formations dédiées aux dialogueurs afin de maîtriser les techniques d’animation des ateliers ;

– j’anime des ateliers de quinze personnes ;

– je facilite l’expression des salariés dans une ambiance constructive et positive ;

– j’encourage le groupe à être bienveillant et à rebondir sur les idées des autres ;

– je réalise, avec les participants, la synthèse des éléments clefs produits pendant l’atelier, sur la base des trames fournies par le projet ;

– je fais parvenir, par mail, à l’équipe projet, la synthèse de mes sessions ;

– je ne suis pas un porte-parole, je n’interviens pas pour dire qui a raison ou tort, je ne juge pas la pertinence des propositions émises par les participants ;

– je ne recherche pas, lors des ateliers, l’obtention d’un consensus forcé mais la production d’idée pour réussir la mise en œuvre de la vision.

Ma contribution

– je m’engage à animer quatre jours de dialogue (soit entre quatre et huit sessions) ;

– je m’engage à suivre les deux jours de formation ;

– je m’engage à participer à une sollicitation de proximité pour réaliser un dialogue sur un site ;

– je peux proposer ma contribution à :

• l’animation de la plateforme digitale,
• la production des synthèses intermédiaires et finales des dialogues,
• l’animation des ateliers durant la semaine d’approfondissement à Saclay,
• je m’engage à participer à la communauté des dialogueurs.

Les volontaires, c’est-à-dire des salariés qui voulaient essaimer Parlons énergies et mobiliser leurs collègues de manière spontanée. Plusieurs centaines de mini dialogues ont ainsi été réalisé et leurs synthèses ont complété la somme colossale de données issues des dialogues plus officiels.

Des rôles clefs mobilisés en externe

Une garante externe a suivi la démarche : Ilaria Casillo, vice-présidente de la Commission nationale du débat public (CNDP) pour s’assurer, avec un regard neutre, du bon déroulé des événements ;

Un panel externe de personnalités spécialisées dans la concertation a été constitué en appui à la sélection des dialogueurs, par exemple, un représentant de la CNCE, de l’ESSEC, du Conservatoire du littoral, d’autres grandes entreprises, des garants, etc.

Parlons énergies s’appuie sur des dialogues multiformes

On compte trois formes de dialogues : des dialogues en région, un dialogue en ligne, des dialogues spontanés.

Animés par des dialogueurs, les dialogues en région ont réuni plusieurs centaines de personnes autour de séquences créatives définies.

Ces événements sur le territoire comprenaient différents formats pour présenter la démarche et dialoguer sur la vision.

Des sessions de 3 h 30 programmées sur trente villes en France et avec 160 dialogueurs qui ont eu pour mission de rendre possible le processus de dialogue. Le dialogueur avait pour ambition de présenter la vision du groupe à long terme, des clefs de compréhension des enjeux et d’écouter activement l’ensemble des collaborateurs afin d’enrichir la stratégie de l’entreprise et d’apporter la vision des salariés.

Ces sessions s’organisaient autour de différents formats :

– un forum animé par deux sponsors, et composé de trente à cinquante salariés, permettait de partager la vision et répondre aux questions des salariés ;

– des ateliers thématiques selon les quatre thèmes de la vision ;

– un espace connexion qui permettait aux salariés de mieux connaître et pouvoir ainsi utiliser la plate-forme en ligne lorsqu’ils rentraient dans leur établissement. Cet espace permettait également un dialogue avec les délégations régionales ;

– certaines sessions accueillaient également des designers.

L’ensemble de ces sessions physiques ont toutes affiché complet, en respectant toutefois disponibilités, les astreintes et parfois des horaires difficilement modulables. Les salariés ont particulièrement apprécié ce moment de dialogue, mais aussi ce temps de rencontre entre les différentes directions et filiales.

Des dialogues spontanés étaient animés par des volontaires, les dialogues spontanés constituaient des temps d’échange libre entre les collaborateurs du groupe sur chaque site.

Le dialogue en ligne reposait également sur la plateforme collaborative en ligne qui permettait des échanges entre les salariés du groupe à tout moment.

Les débats physiques étaient relayés par une plateforme de débats en ligne, appelées « Assembl’ », qui permettaient aux salariés n’ayant pu se rendre aux sessions physiques d’échanger sur les mêmes pistes de débats.

Près de 7 000 salariés sont venus sur la plateforme pour près de 1 500 commentaires et messages postés. Cette plateforme était un véritable relais pour la démarche puisque 48 heures après la session physique une compilation des dialogues était postée en ligne. Ainsi les participants pouvaient vérifier que leur parole était bien retransmise mais aussi reprendre un échange qu’ils n’avaient pas eu le temps de terminer, sur la plateforme.

La démarche était évolutive, puisque nous avons ajouté à la plateforme des nouveaux thèmes de débats en fonctions des sujets évoqués lors des sessions. Au total, le nombre de thèmes à plus que doublé à l’issue de la plateforme.

Les règles des débats publics ont été appliquées

Afin d’appliquer des règles du jeu transparentes pour donner un cadre et éviter les fausses promesses, il a été décidé de :

– publier chaque idée, suggestions et questions posées ;

– répondre aux questions ;

– communiquer les résultats de la démarche et expliquer les choix faits.

La participation : une histoire et des enseignements

La participation des salariés en elle-même n’était pas absente du groupe EDF.

Certaines démarches, avant Parlons énergies, permettaient déjà aux salariés d’être actifs. Nous pouvons notamment citer les prix EDF Pulse qui permettent, depuis plusieurs années, aux salariés de proposer des projets innovants et de les soumettre aux votes des autres salariés.

La démarche Parlons énergies présente des aspects innovants et disruptifs par sa forme ainsi que par son échelle.

Cette démarche est entièrement reproductible. Le format en présentiel sous forme d’ateliers et de forums est duplicable pour tout type d’acteurs, tant privés que publics ainsi que la plateforme. Les sujets abordés et les thématiques, liés à l’énergie et EDF sont les seules modifications nécessaires à son appropriation.

Les impacts de cette opération sont divers. Nous pouvons, dans un premier temps, souligner l’enthousiasme des participants en session physique et leurs satisfactions exprimées dans une enquête a posteriori : 98 % se déclare très satisfait, et plutôt satisfait, de la session qu’ils ont vécue.

Dans un groupe comme EDF, Parlons énergies a été vécu comme une journée de partage et d’appréciation des autres métiers du groupe. Pour finir, les sessions Parlons énergies, ainsi que la plateforme, ont été considérées comme de véritables sources d’informations pour les salariés. Temps instructifs, diffusion de matériaux informationnels créés pour l’occasion, les salariés considèrent majoritairement que leur participation à cette opération les a enrichis en connaissances.

Les pratiques internes ont également évolué. Vécue comme une sensibilisation à la culture du dialogue, les salariés ont pu expérimenter une nouvelle façon d’interagir et de construire des décisions ensemble. Cette démultiplication a été soutenue par la présentation et la distribution, lors des sessions physiques, d’un kit du volontaire. Ce kit renseigne quatre manières de reproduire ces dialogues. Quatre formes de dialogue produisant différents types de contenu : des synthèses classiques, des contributions en ligne, mais aussi des formats plus innovants et créatifs comme des poèmes, des nouvelles, ou des productions graphiques.

Ces nouvelles pratiques ont par la suite été utilisées dans diverses réunions de services.

Plus largement, le concept de « parler » est de plus en plus utilisé dans l’élaboration et la communication de nouveaux événements : comme Parlons concertation (cycle de conférence interactive autour de la concertation du groupe), Parlons hydraulique, ou encore Parlons retraite (enquête de la CFDT-EDF en ligne concernant le régime des retraites).

D’autres groupes, tels que Danone, La Poste, SNCF, ont également pris contact avec les pilotes du projet afin de comprendre et reproduire cette démarche à leur échelle.

C’est la première fois qu’une démarche d’intelligence collective d’une telle ampleur est mise en place par une entreprise en France, reposant sur la consultation des 100 000 salariés du groupe.

Les dialogueurs, qui ont animé les dialogues, sont les premiers ambassadeurs de l’entreprise et peuvent également contribuer au dialogue externe. Un engagement de responsabilité d’entreprise existe depuis 2016, pour conduire des dialogues transparents et contradictoires pour tout nouveau projet et chaque salarié peut ainsi y contribuer.

Un COMEX en 3 séquences

Parlons énergies saison 1 a été clôturée par une réunion du COMEX filmée en direct, le 2 juillet 2018, entièrement dédié à la démarche Parlons énergies, aux propositions formulées par les salariés pendant 6 mois et la suite à donner à cet élan collectif. En complément des quatre grandes thématiques des dialogues, les salariés ont souhaité enrichir cette vision avec trois nouveaux enjeux : mettre les clients et les usages au cœur de notre stratégie, s’engager résolument dans les filières d’innovation et transformer nos modes de fonctionnement. Cette vision enrichie des salariés fixe le cap d’un groupe intégré et transformé de l’intérieur, plus ouvert à l’extérieur et fidèle à son histoire d’excellence et d’innovation.

Des actions concrètes qui en découlent

C’est un projet fédérateur appelle des actions à court, moyen et long terme.

En parallèle des dialogues de 2019, des collectifs de salariés se saisissent progressivement des 20 défis qui ont émergé à l’issue de la première saison de Parlons énergies et les traduisent en propositions concrètes pour l’entreprise.

Sont en cours de travail :

– salariés ambassadeurs pour créer une dynamique durable et faire rayonner leur entreprise ;

– data ou comment prendre la main sur les données et relever le défi des data ;

– mobilité électrique ou comment faire d’EDF l’acteur majeur de ce marché ;

– organisation agile ou comment changer nos fonctionnements et bousculer nos habitudes ;

– territoires ou comment répondre aux attentes et rénover notre présence.

Fort du succès de la première édition, le groupe reconduit sa démarche d’intelligence collective « Parlons énergies » !

En lien avec la toute récente programmation pluriannuelle de l’énergie (PPE), Parlons énergies devient un enjeu plus fort encore pour le groupe qui se met en ordre de marche pour relever les nouveaux défis de la transition énergétique.

Les échanges, les dialogues, les contributions, etc., toute cette « matière » permettra d’enrichir la vision de l’entreprise et d’alimenter les réflexions sur les évolutions de nos organisations et de nos métiers. Elle viendra nourrir le plan stratégique d’entreprise que le groupe remettra au Gouvernement en fin d’année.

Le thème de cette saison 2 : « Nous organiser et nous mobiliser pour la transition énergétique »

Parlons énergies est également construit autour de forums, avec les sponsors et les délégués régionaux sur le thème de la PPE et autour de trois ateliers.

Le premier : comment aimerions-nous que les clients, les citoyens, les élus et autres acteurs externes nous perçoivent dans dix ans, au terme de la PPE ?

Le second : comment notre groupe, nos métiers, dans nos territoires, devront s’adapter pour réussir la PPE ?

Et enfin, nous allons profiter de Parlons énergies pour travailler sur « la raison d’être de l’entreprise », c’est-à-dire : ce que nous sommes, ce que nous voulons apporter aux autres. En clair, comment s’insèrent nos grands objectifs dans une perspective d’intérêt général.

La transformation est en marche, tous les salariés en sont des acteurs essentiels.

1. Comité d’exécution.