Administration cherche designers, data scientists, développeuses et développeurs

Le 15 janvier dernier, le programme Entrepreneurs d’Intérêt Général (EIG) lançait un appel à projets à destination des administrations. Le cahier des charges était pour le moins spécifique et atypique : proposer un projet d’amélioration du service public à l’aide du numérique et des données, à réaliser en 10 mois par une équipe de 2 ou 3 profils techniques. Une fois les projets sélectionnés, le programme organise le recrutement d’une promotion de spécialistes en data science, développement ou design pour relever les défis. Il accompagne ensuite administrations et profils techs pendant 10 mois. La sélection finale des 41 spécialistes du numérique aura lieu début juillet. La prochaine promotion (EIG 4) débutera en septembre 2020 et sera constitué de 41 EIG qui auront pour objectif de relever 17 défis.

Qu’est-ce qu’une ou un “entrepreneur d’intérêt général” ?

L’entrepreneur d’intérêt général est une personne qui décide d’intégrer l’administration pendant 10 mois pour mettre ses compétences en data science, développement ou design au profit du service public. Grâce au numérique, il œuvre à l’amélioration de celui-ci et participe à la transformation numérique de l’État.

• Pourquoi faire appel à des compétences extérieures à l’administration ?

À l’origine du programme, il y a la volonté de créer un cadre facilitant la rencontre et la collaboration entre agents publics et profils techniques. Un positionnement qui découle de deux constats.  

Premier constat : les agents publics sont des acteurs essentiels de l’innovation au sein de l’administration. Au plus près du terrain, ils sont les plus à même de comprendre les évolutions de leurs métiers et d’imaginer les manières dont le numérique peut les aider. Les administrations ont donc des idées, mais il leur manque souvent les compétences techniques pour évaluer les solutions imaginées et les réaliser.

Deuxième constat : des personnes avec des compétences techniques en data science, développement ou design qui veulent contribuer à l’intérêt général, il y en a ! Cependant, elles ont du mal à trouver dans l’administration un cadre qui leur convient. Pour ces profils si demandés, le processus de recrutement peut sembler trop long, la rémunération trop basse et la culture numérique des administrations parfois insuffisante.

Il fallait donc imaginer un format qui donnerait envie à ces profils de franchir le pas de l’administration.

• Un cadre unique d’expérimentation dans l’administration pour attirer des profils techniques

Le programme Entrepreneurs d’Intérêt Général, porté par la direction interministérielle du numérique (DINUM) et piloté par une équipe au sein d’Etalab, répond à ces besoins. Inscrit dans le programme d’accélération de la transformation numérique de l’Etat, Tech.Gouv, il propose un cadre qui peut s’apparenter à une expérience, à la fois pour l’administration et pour les profils techniques. Un cadre particulier dans l’administration, pensé notamment pour attirer ces derniers :

• les projets portent sur des enjeux de politiques publiques et représentent de véritables défis techniques. Ce sont des défis  du point de vue de l’impact et de la technicité ;
• les projets durent 10 mois, ce qui incite les administrations à profiter au maximum de la présence de profils techniques et à accélérer des processus administratifs qui pourraient être bloquants dans un autre contexte ;
• le recrutement est accéléré par rapport à la norme dans l’administration ;
• la rémunération est de 4 000 euros nets par mois pour chaque EIG.

Par ailleurs, une fois que les profils techniques sont recrutés, ils forment une promotion d’entrepreneurs d’intérêt général et sont accompagnés à la fois par l’équipe du programme et la communauté des anciens EIG. Tout est mis en œuvre pour que leur expérience dans l’administration soit la plus fluide possible et enrichissante.

« Entreprendre » dans l’administration : la posture hybride des EIG

Devenus entrepreneurs (d’intérêt général), les profils techniques recrutés ne sont pas pour autant des prestataires dont le rôle serait d’exécuter un cahier des charges. Ils sont appelés à jouer un rôle particulier, unique au sein de l’administration : ils doivent comprendre les besoins des services qu’ils intègrent tout en exerçant un regard critique salutaire dans tout projet de transformation.

Les EIG sont recrutés par leurs administrations d’accueil et y travaillent en immersion pendant 10 mois. La collaboration étroite qui s’installe entre les EIG et les agents publics leur donne une position privilégiée pour bien comprendre la réalité des métiers qu’ils viennent épauler. Cela leur permet aussi de prendre des initiatives. De l’intérieur, ils peuvent aider sur d’autres projets ou identifier de nouveaux sujets à investiguer.

Ce sont aussi leurs profils qui leur permettent d’avoir une attitude entrepreneuriale : les  EIG n’ont souvent jamais travaillé dans l’administration. La plupart ont de l’expérience dans des structures privées, grandes ou petites, et abordent donc leurs défis avec un regard neuf. Ce sont par ailleurs des profils assez rares au sein de l’État qui apportent de nouvelles manières de travailler et participent au questionnement des process.

Cette posture demande des capacités d’adaptation, à la fois aux EIG et aux agents publics. Les EIG doivent comprendre le fonctionnement de leur administration, ses process, ses choix techniques et trouver des moyens d’innover dans un cadre qui peut leur paraître contraint. Les administrations d’accueil découvrent de nouveaux métiers, de nouvelles méthodes et doivent faire preuve de flexibilité pour permettre aux EIG de mener à bien leur mission. C’est pourquoi l’équipe de coordination a mis en place un programme d’accompagnement. Il permet notamment de préparer l’arrivée des EIG avec les administrations d’accueil, de suivre l’avancée des projets et de faire de la médiation entre agents publics et EIG. C’est aussi pourquoi le programme recrute des profils dont les qualités humaines sont aussi fortes que les compétences techniques !

En trois ans, cette formule a attiré plus de 70 spécialistes notamment en data science et développement, mais aussi en design, une compétence méconnue qui a fait l’objet d’une réflexion spécifique.

Intégrer le design dans l’administration

Les retours de la première promotion d’entrepreneurs d’intérêt général, composée uniquement de spécialistes en développement et data science, ont permis d’intégrer des designers dans les promotions suivantes. Le modèle EIG a même été décliné en une promotion composée exclusivement de designers. Ces expériences ont contribué à la structuration d’une communauté design dans l’administration et concrètement influencé la constitution de la promotion EIG4.

• des designers dans les promotions 2 & 3, suite aux retours de la promotion 1

En janvier 2017, la première promotion est lancée : 9 défis pour 11 EIG dans des administrations aussi variées que la Cour des comptes, l’agence régionale de santé d’Occitanie ou encore le ministère de l’Intérieur. C’est la promotion des pionniers, de l’expérimentation, grâce à laquelle le programme a évolué.

Parmi les retours de cette promotion, les EIG 1 ont souligné que des compétences en design auraient été utiles. Elles auraient aidé à orienter et cadrer certains défis, puis à mieux les mener. Ce retour a ouvert la réflexion sur les compétences design : comment bien choisir les profils à recruter et les attirer ? Comment convaincre les administrations que cette compétence est nécessaire à la réussite de leurs projets techniques ? Comment sensibiliser mentors et EIG aux – nombreux - métiers et méthodes du design ?

Dans la promotion 2, le programme a recruté 3 designers sur 28 EIG, dans la promotion 3 il en a recruté 5 sur 32 EIG. L’expérience a, à chaque fois, été concluante et a permis au programme d’en apprendre plus sur le design et la manière dont il peut aider à la réalisation d’un projet numérique dans l’État. De plus, l’apport des designers a été reconnu par leurs administrations d’accueil et par les promotions d’EIG auxquelles ces spécialistes appartenaient. Ce dernier élément a décidé l’équipe de coordination à recruter un designer, aux côtés d’un développeur-data scientist, pour accompagner les défis de manière transverse sur les aspects design.

À ce stade, les designers, tout comme le programme avaient fait leurs preuves. C’est la raison pour laquelle la DINUM a repris l’idée du programme EIG en l’adaptant au design.

• Designers d’Intérêt Général, une promotion de designers uniquement

En juin 2019, une promotion constituée exclusivement de designers a été lancée : 20 designers ont intégré 16 administrations différentes dans le cadre de Designers d’Intérêt Général (DIG). Les modalités étaient un peu différentes des promotions EIG classiques, mais le principe restait le même : des compétences nouvelles et rares participant à  l’amélioration du service public à l’aide du numérique.

Certains des 16 défis sont encore en cours, mais l’on peut déjà tirer quelques enseignements de cette promotion. Avant toute chose, l’intérêt des administrations pour les compétences en design est réel : l’appel à projets DIG s’est soldé par le dépôt d’une trentaine de dossiers en très peu de temps et a permis d’élargir le nombre d’administrations partenaires.  

Par ailleurs, les 16 défis relevés constituent un panorama de ce que les compétences en design permettent de réaliser dans le cadre d’un projet numérique : une recherche terrain extensive qui permet de mieux comprendre les enjeux d’un projet, l’amélioration d’une interface existante, le prototypage ultra-rapide d’une nouvelle application, la ré-orientation d’un projet… Cela a confirmé la pertinence d’intégrer des compétences en design.

Enfin, cette promotion a été l’occasion de proposer un rendez-vous régulier pour les administrations et designers intéressés par le design dans le service public : les meet-up design public. À cette occasion, les designers du programme ont restitué leurs travaux à une communauté hybride et grandissante de designers – dans l’administration ou pas – et d’agents publics. Ils ont pu partager avec eux des réflexions concernant les enjeux du design dans l’administration. Comptant une centaine d’inscrits à chaque fois, le format a été un réel succès et a participé à la structuration d’une communauté du design d’intérêt général.

• les designers dans la promotion EIG 4

Ces éléments ont encouragé le programme EIG à mettre l’accent sur le design dans l’appel à projets lancé le 15 janvier dernier. Résultat : sur les 31 projets qui ont répondu à l’appel, 18 identifiaient le besoin de compétences en design. À l’issue du processus de sélection des projets, le portrait-robot de la promotion EIG 4 s’est précisé : le programme recrutera 9 spécialistes en data science, 18 spécialistes en développement et 14 spécialistes en design (design de services, design UX/UI, lead design).  Les designers représenteront donc 1/3 de la promotion !

• Lancement d’un Commando UX en juin 2020 

La DINUM lance un dispositif s’inscrivant dans la continuité des programmes EIG et DIG pour améliorer l’expérience de 5 à 10 des 250 démarches administratives les plus utilisées par les Français : le Commando UX. Intervenant sur un périmètre différent, le dispositif repose sur des ressorts similaires : des défis proposés par des administrations et relevés par des spécialistes du numérique intégrés dans ces administrations.

Du 8 au 19 juin 2020, les administrations en charge d’un des grands projets de dématérialisation de l’Etat, référencés dans l’Observatoire de la qualité des démarches en ligne et ayant l'ambition d'améliorer la satisfaction de leurs usagers grâce au design sont invitées à soumettre leur défis. A partir du 29 juin 2020, les candidats disposant de compétences techniques et d'une appétence pour l'intérêt général pourront candidater. Dès la rentrée, les designers et développeurs retenus, composeront le Commando UX.

EIG, un modèle en évolution permanente

Depuis son lancement en 2016, le programme a accompagné trois promotions EIG et une promotion DIG. En quelques années, il a démontré la pertinence de son modèle en attirant 91 spécialistes du numérique difficiles à recruter dans l’administration. Bien plus, sur 71 EIG, environ un quart ont continué à travailler dans l’administration après les 10 mois de leurs missions.

• les avantages du modèle

Au-delà de l’internalisation des compétences, les apports du programme sont nombreux pour les administrations d’accueil : développement rapide d’outils numériques efficaces, montée en compétence sur des sujets techniques et méthodologiques, acculturation aux métiers et méthodes du numérique, initiation à l’open source et à l’open data, participation à une communauté du numérique d’intérêt général…

Globalement, le programme EIG permet donc d’expérimenter de nouvelles pratiques RH au sein de l’État. Cela commence par les modalités de recrutement de profils rares, mais passe aussi par les méthodes d’accompagnement de projets numériques dans l’administration et la montée en compétences des EIG et des mentors.

Persuadée de la valeur du modèle, l’équipe du programme a d’ailleurs documenté et rendu accessible la « méthode EIG ». Les administrations sont donc invitées à s’approprier le modèle et à le dupliquer.

• des pistes d’amélioration

Dans une démarche d’amélioration continue, le programme fait des efforts pour évaluer à la fois son impact et l’accompagnement qu’il propose aux mentors et aux EIG pour relever les défis. Plusieurs pistes d’amélioration sont ressorties du travail d’évaluation mené pour la promotion EIG 3.

Le travail d’accompagnement de l’équipe de coordination a été jugé essentiel, mais perfectible. Suite aux retours des mentors EIG 3, l’équipe de coordination a mis l’accent sur la définition des compétences techniques recherchées pour la promotion EIG 4 afin d’améliorer l’adéquation entre les profils recrutés et les besoins des défis. D’autre part, elle a engagé une réflexion sur l’accompagnement des EIG afin de mieux prendre en compte les temporalités de chaque défi et les besoins plus individuels des EIG.

L’équipe de coordination s’appuiera notamment sur les 2 EIG Link en cours de recrutement pour repenser le format des sessions d’accompagnement, la manière de suivre au mieux les défis et les EIG et l’optimisation du partage d’informations et d’outils pertinents.

Les EIG ont également remonté le fait qu’ils auraient aimé être plus en contact avec la communauté formée par les promotions précédentes. La communauté étant un atout majeur du programme, à la fois moyen et fin du programme, l’équipe compte s’appuyer dessus davantage pour accompagner la promotion EIG 4. Cela pourra prendre la forme d’ateliers mêlant anciens et nouveaux, mais aussi de temps plus informels animés par les alumni EIG, réunis au sein de l’association LEON.

Dernier enjeu: la visibilité du programme. Les appels à projets destinés aux administrations sont très courts et les modalités de participation favorisent les administrations centrales. Les appels à candidatures destinés aux EIG sont également courts alors qu’il faut toujours élargir le vivier pour trouver les perles rares.

Augmenter la visibilité du programme est donc un axe de travail majeur qui permettra de diversifier les administrations accompagnées, et donc les problématiques traitées, mais aussi d’accroître les chances de trouver des EIG pour les promotions à venir.

En attendant, l’actualité du programme s’annonce chargée : clôture de l’appel à candidatures pour recruter la promotion EIG 4, sélection de la promotion en juin, préparation de l’arrivée des EIG avec les administrations d’accueil…